各系、各部门：
为进一步健全学院采购运行机制，规范采购行为，落实采购各环节主体责任，促进廉政建设，提高采购质效。根据《中华人民共和国政府采购法实施条例》《政府采购货物和服务招投标管理办法》《山东省政府采购预算单位内部控制管理规范》和《山东服装职业学院采购管理办法》的相关规定，经学院研究，决定对采购工作流程进行规范，请各系、各部门严格按照新工作流程执行。采购工作流程如下：
第一步：项目立项申报
责任主体：各系、各部门
主体责任：填写《山东服装职业学院采购项目立项申请表》（附件1），后附需求方案，报学院分管领导审批后交采购管理办公室。具体要求：1．货物或服务项目申报由具体使用的系或部门完成；工程项目申报由总务处（后勤服务中心）完成。2．货物项目（涉及固定资产）由总务处进行资产查询后会签意见；涉及教学用仪器设备及配套设施施工的项目由教务处会签意见；涉及网络信息类的项目由图书馆（信息中心）会签意见。3．后附需求方案包括项目提出依据和概况，预算资金，名称、数量、单价、详细参数、服务要求等；工程项目需有工程造价清单表。需求方案必须由参数制定人签名、申报单位负责人签字并盖申报单位公章。
效果证明材料：《山东服装职业学院采购项目立项申请表》、需求方案。
第二步：项目立项
责任主体：采购管理办公室、项目申报单位
主体责任：1．货物类项目由采购管理办公室填写《泰安市市直行政事业单位资产配置计划申报表》提报泰安市财政局进行资产配置备案审批。具体要求：按照总务处在项目申报中会签的同类资产查询情况（现有数量，超年限数量等）填写资产配置申请表，同时起草资产配置申请，经学院领导审定后，一并报市财政局审批，接收批复后的《市级行政事业单位资产管理审批财政局内部流转单》。2．采购管理办公室填写《山东服装职业学院采购项目立项表》（附件2）报学院采购工作领导小组和学院党委审定。具体要求：根据项目申报情况，依据相关法律、法规，报请学院采购工作领导小组和学院党委审定拟采用采购方式、委托代理机构等。3．采购管理办公室委托代理机构组织需求论证，同时在中国山东省政府采购网发布意向公示。具体要求：采购管理办公室委托代理机构组织参数制定人、需求单位负责人、社会相关专家（行业龙头企业或区域领航企业）进行需求论证，形成论证报告并由参与论证人员签字确认。及时发布意向公示，完成1个月公示期。4．按照学院议事规则，需上会通过的项目，由项目申报单位完成上会。具体要求：形成上会汇报材料（包括采购方式、代理机构、评标办法等信息），完成上会通过后将会议纪要报采购管理办公室。（预算内3万至10万元（不含）以下项目由院长办公会研究，10万元（含）以上项目由党委会研究；预算外3万元至5万元由院长办公会研究，5万元以上由党委会研究）。
效果证明材料：《市级行政事业单位资产管理审批财政局内部流转单》、《山东服装职业学院采购项目立项表》、项目论证报告、会议纪要。
第三步：项目采购
责任主体：采购管理办公室、采购代理机构
主体责任：完成项目采购。具体要求：依据相关法律、法规，采购管理办公室提报采购计划、起草招标文件并报请采购工作领导小组审定、发布采购公告、发布中标公告等。代理机构组织完成开标、评标工作。
效果证明材料：项目采购资料汇编（包括：采购公告、招标文件、评标报告、中标公告、投标文件等）
第四步：合同签订、履行
责任主体：采购管理办公室、项目需求单位
主体责任：按照合同签订时限（中标通知书发出之日起10个工作日），完成合同签订，并发布合同公示。具体要求：按照政府采购合同相关规定，采购管理办公室组织起草制式合同文件，认真比对合同签订内容与招标文件要求，确保完全一致，及时发布合同公示。项目需求单位按照《山东服装职业学院合同管理办法(试行)》规定，审核合同内容，完成合同签订，对接供应商履行合同。
合同履行中，需追加与合同标的相同的货物、工程或服务不超出10%的项目，需求单位报请学院领导审批通过后，在不改变原合同其他条款的前提下，可以与供应商签订补充协议。超出10%的项目或有重大变革的项目，必须经学院党委研究处理。
效果证明材料：《山东服装职业学院合同审核表》、采购合同、补充协议（不超出10%项目）
第五步：履约验收
责任主体：项目申报单位、采购管理办公室、采购代理机构。
主体责任：依据《山东省政府采购履约验收管理暂行办法》完成履约验收、完成固定资产录入、发布履约验收公示。具体要求：合同履行达到验收条件时，供应商向需求单位发出项目验收建议。需求单位应当自收到建议之日起七个工作日内启动项目验收，由采购管理办公室向供应商发出《政府采购验收通知单》。由采购代理机构组织项目申报单位的参数制定人、申报单位负责人、社会专家等组成3人及以上单数验收小组，根据招标文件和采购合同，组织验收工作，完成《政府采购项目履约验收书参考样本》签字，形成验收报告并由验收小组成员签字。项目申报单位及时与总务处（后勤服务中心）对接完成固定资产录入工作。采购管理办公室按照验收小组验收意见，及时发布履约验收公示。
效果证明材料：《政府采购验收通知单》、《政府采购项目履约验收书参考样本》、履约验收报告、履约验收公示截图。
第六步：费用结算
责任主体：项目申报单位、财务处
主体责任：履约验收合格后，项目申报单位按照项目合同付款方式，依据《山东服装职业学院财务报销规定（试行）》，完成费用报销申报。财务处完成审核、费用结算。具体要求：按合同条款，及时足额结算费用。验收不合格的项目，按照合同约定整改；违约的项目，按合同约定追究违约者的责任。
效果证明材料：费用支出凭证
第七步：全流程审计
责任主体：审计部门
主体责任：完成项目采购全流程审计。具体要求：按照采购工作流程的工作内容，审计审查各步骤责任主体落实责任情况，审查各步骤效果证明材料，形成审计报告，向学院主要领导及学院党委汇报。
附件：1．山东服装职业学院采购项目立项申请表
2．山东服装职业学院采购项目立项表
山东服装职业学院
2023年5月15日
